Google Docs and Spreadsheets- онлайновый офис от Google

София Вознесенская

Инструмент работы с текстовыми документами и электронными таблицами от Google называется Google Docs and Spreadsheets (http://docs.google.com/). Для работы с сервисом нужно иметь зарегистрированный в Google аккаунт.

Google Docs and Spreadsheets умеет создавать новые документы и закачивать для работы на сайте уже готовые файлы, созданные с помощью других программ. При этом доступна закачка файла максимального размера не более 500 Кб.

После авторизации на главной странице Google Docs and Spreadsheets будет расположен список файлов, созданных пользователем. В этом списке отображены файлы, которые были созданы за последние 30 дней. А кроме этого, с помощью кнопки Browse Docs and Spreadsheets можно будет настроить фильтр для отображения файлов на главной странице сервиса. При этом система позволяет отобразить как все файлы, так и те, которые помечены звездочками либо удалены.

Для файлов, размещенных на страницах Google Docs and Spreadsheets, можно использовать такие же операции, как и при работе с электронными сообщениями в почтовой службе Gmail.

Файл можно поместить в архив, удалить совсем, пометить звездочкой. Также доступна возможность классификации файлов с помощью тегов, при этом один файл можно пометить сразу несколькими тегами.

Если вы решили отредактировать текстовый документ с помощью Google Docs and Spreadsheets, вы используете для решения этой задачи большинство основных возможностей, характерных для текстовых редакторов. Среди них - функции форматирования текста, например, вы можете изменить форматы шрифта и абзаца. Среди других возможностей, доступных при работе с текстовыми документами в Google Docs and Spreadsheets, можно назвать создание списков, применение стилей к выделенному фрагменту текста, добавление закладок в текстовый документ.

В документ, который обрабатывается с помощью Google Docs and Spreadsheets, можно вставлять картинки и таблицы. Обратите внимание - максимальный размер изображения, которое вставляется в документ, не должен превышать 2 Мб. А при работе с таблицами доступно изменение размеров строк и столбцов - для этого, точно так же как и при работе в текстовом редакторе, нужно переместить границу таблицы.

Некоторые функции сервиса доступны в контекстном меню. Так, например, с помощью контекстного меню можно установить параметры шрифтов, здесь размещены функции работы с буфером обмена. Контекстное меню таблицы содержит пункты редактирования таблицы, например, с их помощью можно осуществить настройку общих параметров ячейки, строки, столбика или же сразу всей таблицы, а также удалить или вставить строки или столбики.

Примечательно, что при редактировании текстового документа с помощью Google Docs and Spreadsheets можно перейти в режим редактирования HTML-кода документа. При этом на экране будет отображен HTML-код документа. Благодаря этой функции Google Docs and Spreadsheets можно использовать не только как средство работы с текстовыми документами и электронными таблицами, но и как онлайновый редактор веб-документов.

Операции управления файлами, открытыми в окне Google Docs and Spreadsheets, размещены в меню File. Здесь доступны пункты создания нового документа, копирования текста готового документа в новый, а также переименования. Текстовый документ, отображенный в Google Docs and Spreadsheets, можно сохранить в одном из нескольких форматов - rtf, pdf, html, форматах MS Word и Open Office. Еще одна возможность, доступная в меню File, - это поиск и замена фрагмента текста.

Функции редактирования и форматирования документа - это далеко не все возможности, доступные в Google Docs and Spreadsheets. Сервис позволяет сохранять все изменения, которые вносятся в документ.

Просмотреть эти изменения можно на вкладке Revision. Здесь можно перейти к любой из предыдущих редакций документа, выбрав время внесения изменений в поле Revision. Кроме этого, воспользовавшись ссылкой Revision History, можно будет отобразить список всех изменений, которые вносились в документ во время текущего сеанса работы.

Еще одна интересная возможность сервиса - сравнение двух версий документов. Результатом сравнения будет текст документа с помеченными различиями между версиями.

С помощью сервиса Google Docs and Spreadsheets в текстовые документы можно вставлять комментарии. Комментарии будут выделены внутри текста документа. Но при печати и в режиме предварительного просмотра и комментарии не будут отображаться.

Основные принципы работы с электронными таблицами, созданными в Google Docs and Spreadsheets, очень напоминают управление электронными таблицами в табличном процессоре Excel. Структура файла электронной таблицы и структура рабочего листа, равно как и принципы адресации ячеек, здесь такие же, как в Excel. Доступно добавление, удаление и переименование рабочего листа электронной таблицы.

При этом доступна установка форматов ячеек, параметров шрифта, границ и заливки.

Для размещения содержимого полностью в ячейке воспользуйтесь переключателем Wrap text. Для объединения нескольких нажмите кнопку Merge across.

Сервис Google Docs and Spreadsheets поддерживает работу с разными форматами чисел, вводимых в ячейки электронной таблицы. Доступны следующие форматы чисел - обычный, финансовый, денежный, процентный, дата, время, либо обычный текст.

Для прокрутки содержимого большой таблицы вы можете закрепить ее заголовки. Это можно сделать с помощью кнопки Freeze header rows, и выберите, сколько строк вы хотите закрепить. В результате закрепления строк вы сможете прокручивать содержимое всей таблицы, оставляя на экране заголовки столбцов.

Система умеет сортировать содержимое рабочего листа - по возрастанию либо по убыванию.

При работе с электронными таблицами доступно использование формул. Формула в Google Docs and Spreadsheets начинается со знака "=", в формуле можно использовать имена ячеек, указывая на них мышкой. Содержимое формулы, с помощью которой вычислялась ячейка, можно увидеть в информационном окне, расположенном в правом нижнем углу окна сервиса.

А вот автозаполнение формулы на другие ячейки здесь осуществляется с помощью буфера обмена - вначале необходимо скопировать формулу, введенную в первую ячейку, в буфер обмена, после чего следует вставить формулу в другие ячейки рабочего листа.

В электронных таблицах Google Docs and Spreadsheets также можно использовать стандартные функции при построении формул. На панели инструментов вкладки Formulas будут размещены некоторые стандартные функции, доступные в Google Docs and Spreadsheets, - например, функция вычисления суммы (Sum), среднего значения (Average), минимума (Min), максимума (Max).

Однако даже самые удобные функции управления файлами и форматирования текста не вызывали бы столь пристального внимания к новому сервису Google Docs and Spreadsheets, особенно учитывая появление в последнее время нескольких сервисов подобного рода. Дело в том, что наряду со стандартными возможностями, связанными с обработкой текстов, существует целый ряд функций сервиса Google Docs and Spreadsheets, предназначенных для совместной работы над документами нескольких пользователей.

При этом возможности совместной работы для электронных таблиц и для текстовых документов отличаются между собой.

Так, для текстовых документов доступно совместное редактирование - несколько пользователей могут вносить правки в текстовые документы. Для перехода в режим совместной работы предназначена кнопка Collaborate. В появившемся окне вам нужно сформировать список пользователей, которым доступно редактирование или просмотр документов. В первом случае при доступе для редактирования существует возможность изменения файлов, то есть внесения в него правок. А при доступе для просмотра пользователь не может вносить в документ исправления, а получает доступ "только для чтения".

Сформировать список пользователей для совместной работы над файлом означает указать их электронные адреса (в домене gmail.com).

Пользователь, которого пригласили редактировать файл, получит в свой почтовый ящик электронное сообщение со ссылкой на страницу редактирования файла сервиса Google Docs and Spreadsheets, на которой можно редактировать После внесения изменений документ нужно сохранить. Примечательно, что все исправления, внесенные в документ другим пользователем, тут же появятся в окне Google Docs and Spreadsheets автора документа.

Обратите внимание: на странице приглашения пользователей для совместной работы над файлом размещена ссылка на rss-ленту вносимых в документ изменений. Подписавшись на эту rss-ленту, пользователи смогут отслеживать изменения, вносимые в документ другими пользователями. Благодаря этой функции можно будет легко отслеживать все изменения в документе.

Для электронных таблиц также доступны средства совместной работы.

Но при работе с электронными таблицами в Google Docs and Spreadsheets недоступно отслеживание вносимых изменений. Но если над электронной таблицей работает несколько пользователей, для них доступно окно обсуждений. Отобразить его можно с помощью ссылки Discuss. В результате выбора этой ссылки будет открыто окно внутренного чата, в котором можно общаться с другими пользователями сервиса.

Средства совместной работы над документами, доступные в Google Docs and Spreadsheets, позволяют превратить этот онлайновый сервис в инструмент совместного управления файлами.

Таким образом, новый сервис Google Docs and Spreadsheets представляет собой онлайновый сервис управления файлами, позволяющий не только создавать и форматировать документы, а еще и совместно с ними работать, превратившись в уникальную среду работы группы пользователей.

Руководство по оптимизации сайтов под поисковые системы

Історія. Історія України.